Servibo BV hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan een transparante communicatie over de manier waarop wij persoonsgegevens en cookies verwerken.

Deze verklaring is opgesteld in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, hierna ‘AVG’), de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en de ePrivacy-richtlijn (Richtlijn 2002/58/EG, zoals gewijzigd).

1. Verwerkingsverantwoordelijke en toepassingsgebied

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Bedrijfsnaam: Servibo BV

Ondernemingsnummer (KBO): BE 0417.267.670

Maatschappelijke zetel: Noorderlaan 50, 2060 Antwerpen

Contactgegevens: info@servibo.be | +32 3 230 97 41 | via het contactformulier op de website.

Deze verklaring is van toepassing op de website van Servibo BV (hierna ‘de Website’), alle contacten via e-mail, telefoon en formulieren, offerte- en bestelprocessen, nieuwsbriefinschrijvingen en de daarmee verbonden klanten- en leveranciersadministratie.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij, hoe en waarom?

Servibo BV verwerkt enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn. Wij verkrijgen deze gegevens rechtstreeks van u (bijv. bij het invullen van een formulier of het plaatsen van een bestelling) of automatisch via uw gebruik van onze Website (bijv. logbestanden en cookies).

Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden, de verwerkte gegevens en de specifieke rechtsgrond conform artikel 6 lid 1 AVG:

Wanneer de verwerking is gebaseerd op ‘gerechtvaardigd belang’, hebben wij een afweging gemaakt (balanceringstoets) om te garanderen dat uw fundamentele rechten en vrijheden niet in het gedrang komen. U kunt op elk moment bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.

Direct marketing: bijzondere voorwaarden

Servibo BV verzendt uitsluitend elektronische commerciële communicatie (zoals nieuwsbrieven en mailings) aan personen die hiervoor hun voorafgaande, vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming (opt-in) hebben gegeven.

Voor bestaande klanten die ons in het kader van een eerdere verkoop hun e-mailadres hebben verstrekt, kunnen wij ons beroepen op de wettelijke uitzondering voor gelijkaardige producten en diensten (de zogenaamde ‘soft opt-in’, conform het Koninklijk Besluit van 4 april 2003 en de ePrivacy-richtlijn), mits aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan:

• het e-mailadres werd verkregen in het kader van een bestaande klantrelatie;
• de communicatie betreft uitsluitend gelijkaardige producten of diensten van Servibo BV;
• u heeft bij elk bericht een duidelijke en kosteloze mogelijkheid om u uit te schrijven;
• u werd bij de oorspronkelijke verzameling van uw e-mailadres geïnformeerd over het gebruik voor direct marketing en had de mogelijkheid om dit te weigeren.

U kunt zich te allen tijde, zonder motivering en kosteloos, uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan elk bericht of door contact met ons op te nemen via info@servibo.be.

3. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Conform het beginsel van opslagbeperking (artikel 5(1)(e) AVG) hanteren wij de volgende concrete bewaartermijnen:

• ​Contact- en algemene informatievragen: Maximaal 24 maanden na de laatste relevante correspondentie, tenzij een dossier verdere opvolging vereist.
• ​Offerteaanvragen en prospectdossiers: Tot 24 maanden na de laatste relevante interactie, tenzij een overeenkomst tot stand komt.
• ​Klanten- en bestelgegevens: Gedurende de actieve contractrelatie en nadien zolang dit nodig is voor garanties, opvolging en bewijsvoering.
• ​Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar, zoals vereist door de Belgische fiscale en boekhoudkundige wetgeving.
• ​Nieuwsbrief- en marketinggegevens: Tot uitschrijving of intrekking van uw toestemming.
• ​Technische logs en IP-adressen: Maximaal 6 maanden, tenzij redelijkerwijs langer noodzakelijk voor actieve foutopsporing of juridisch onderzoek bij misbruik.

4. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en stellen ze niet commercieel ter beschikking.

Intern hebben uitsluitend medewerkers van Servibo BV toegang tot uw gegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taken.

Daarnaast delen wij gegevens met de volgende categorieën van externe dienstverleners (verwerkers), uitsluitend voor de in artikel 2 beschreven doeleinden:

• Websitehosting en platformbeheer: het Odoo-platform en de hostingpartij waarop onze Website draait.
• Webanalyse: Google LLC (Google Analytics), enkel indien u hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.
• Boekhouding en ERP: software voor facturatie en financiële administratie.
• Logistieke partners en leveranciers: uitsluitend wanneer dit nodig is voor de productie, voorbereiding of levering van uw bestelling. Klantgegevens worden niet standaard gedeeld met leveranciers.

Conform artikel 28 AVG hebben wij met alle externe verwerkers bindende verwerkersovereenkomsten gesloten, wat garandeert dat zij de gegevens uitsluitend op basis van onze instructies en binnen passende veiligheidswaarborgen verwerken.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw gegevens moeten onthullen op grond van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan dwingende wet- of regelgeving. Wij zullen in redelijkheid pogen u hiervan vooraf te informeren, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan.

5. Internationale doorgiften buiten de EER

Wanneer u via de cookiebanner toestemming geeft voor analytische cookies, worden gegevens verwerkt door Google LLC (Verenigde Staten) in het kader van Google Analytics. Dit kwalificeert als een internationale doorgifte van persoonsgegevens.

Conform Hoofdstuk V van de AVG waarborgt Servibo BV dat dergelijke overdrachten uitsluitend plaatsvinden op basis van een geldig adequaatheidsbesluit (het EU-US Data Privacy Framework, waaraan Google LLC deelneemt) of op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde Standaardcontractbepalingen (SCC’s).

Indien u geen toestemming geeft voor analytische cookies, vindt er geen doorgifte van persoonsgegevens naar de VS plaats.

6. Geautomatiseerde besluitvorming, profilering en minderjarigen

Geen geautomatiseerde besluiten: Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor volledig geautomatiseerde beslissingen die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Minderjarigen: Onze Website en diensten richten zich op professionele partners en volwassenen. Overeenkomstig artikel 7 van de Belgische Wet van 30 juli 2018 geldt in België een digitale leeftijdsgrens van 13 jaar voor toestemming bij informatiemaatschappijdiensten. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 13 jaar. Indien wij vaststellen dat wij onbedoeld dergelijke gegevens hebben verzameld, verwijderen wij deze onmiddellijk.

7. Uw rechten

Conform de artikelen 12 tot en met 22 van de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Recht op gegevenswissing: U kunt verzoeken uw gegevens te wissen, voor zover de wet dat toelaat en wij geen dwingende bewaarplicht hebben.
• Recht op beperking van de verwerking: In specifieke, door de AVG voorziene gevallen kunt u vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. Voor direct marketing geldt een absoluut recht van bezwaar, zonder motivering.
• Recht op intrekking van toestemming: Indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd, kunt u deze op elk moment intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.
• Recht op dataportabiliteit: In bepaalde gevallen kunt u uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm verkrijgen of laten overdragen.

Uitoefening van uw rechten: U kunt deze rechten kosteloos uitoefenen door contact op te nemen via info@servibo.be of per post naar Servibo BV, Noorderlaan 50, 2060 Antwerpen. Wij beantwoorden uw verzoek onverwijld en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, waarvan wij u binnen de eerste maand op de hoogte brengen. Ter bescherming van uw gegevens kunnen wij u vragen uw identiteit te verifiëren.

Recht op klacht: U hebt steeds het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel: +32 (0)2 274 48 00 | E-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Beveiliging, aansprakelijkheid en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Servibo BV neemt haar verantwoordelijkheid conform artikel 82 AVG uiterst serieus. Wij zijn aansprakelijk voor schade veroorzaakt door verwerking die inbreuk maakt op de AVG, tenzij wij kunnen aantonen dat wij op geen enkele wijze verantwoordelijk zijn voor het schadeveroorzakende feit.

U bent zelf verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van uw inloggegevens en accounttoegang.

Datalekken: In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit conform artikel 33 AVG zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Indien het datalek een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, informeren wij u hierover eveneens onverwijld conform artikel 34 AVG.

9. Cookies

Onze Website maakt gebruik van cookies (kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst) en vergelijkbare technologieën. Hieronder beschrijven wij welke cookies wij gebruiken, waarvoor, en hoe u uw voorkeuren kunt beheren.

Uw toestemming

Bij uw eerste bezoek aan de Website verschijnt een cookiebanner. Niet-essentiële cookies worden standaard geblokkeerd en pas geactiveerd nadat u hiervoor actief toestemming hebt gegeven. U kunt kiezen om alle cookies te aanvaarden, of enkel de strikt noodzakelijke cookies toe te staan. U kunt uw keuze op elk moment herzien via de cookiebanner-instellingen op de Website. De Website is compatibel met Google Consent Mode v2, zodat Google-tags uw cookievoorkeuren respecteren.

A. Strikt noodzakelijke cookies (geen toestemming vereist)

Deze cookies zijn technisch essentieel voor het sessiebeheer, de beveiliging en de basisfuncties van het Odoo-platform waarop de Website draait.

B. Optionele cookies (toestemming vereist)

Deze cookies worden pas geplaatst nadat u hiervoor toestemming hebt gegeven.

Interactie- en campagnecookies (Odoo)

Analytische cookies (Google Analytics — Google LLC, VS)

Google LLC is gevestigd in de Verenigde Staten en neemt deel aan het EU-US Data Privacy Framework. Zie artikel 5 voor meer informatie over internationale doorgiften.

Bovenstaande lijst weerspiegelt de cookies die op het moment van publicatie op de Website actief zijn. Bij het activeren van aanvullende Odoo-modules of diensten van derden kunnen nieuwe cookies worden geplaatst. Deze verklaring wordt in dat geval bijgewerkt.

10. Wijzigingen

Servibo BV kan deze privacy- en cookieverklaring van tijd tot tijd aanpassen om deze in overeenstemming te houden met de geldende wetgeving en onze verwerkingspraktijken. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de Website, met vermelding van de datum van de laatste wijziging.