Servibo BV attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et à une communication transparente sur la manière dont nous traitons ces données et utilisons les cookies.

La présente déclaration est établie en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679, ci-après « RGPD »), la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et la Directive ePrivacy (Directive 2002/58/CE, telle que modifiée).

1. Responsable du traitement et champ d’application

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est :

Dénomination : Servibo BV

Numéro d’entreprise (BCE) : BE 0417.267.670

Siège social : Noorderlaan 50, 2060 Anvers

Contact : info@servibo.be | +32 3 230 97 41 | via le formulaire de contact sur le site.

La présente déclaration s’applique au site internet de Servibo BV (ci-après « le Site »), à tous les contacts par e-mail, téléphone et formulaires, aux processus de demande de devis et de commande, aux inscriptions à la newsletter et à l’administration clients et fournisseurs qui en découle.

2. Quelles données personnelles traitons-nous, comment et pourquoi ?

Servibo BV ne traite que les données à caractère personnel strictement nécessaires. Nous obtenons ces données directement de vous (par ex. lors du remplissage d’un formulaire ou d’une commande) ou automatiquement via votre utilisation de notre Site (par ex. fichiers journaux et cookies).

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des finalités, des données traitées et de la base juridique spécifique conformément à l’article 6, paragraphe 1 du RGPD :

Lorsque le traitement est fondé sur l’« intérêt légitime », nous avons effectué une mise en balance (test de proportionnalité) afin de garantir que vos droits et libertés fondamentaux ne sont pas compromis. Vous pouvez à tout moment vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime.

Marketing direct : conditions particulières

Servibo BV n’envoie de communications commerciales électroniques (telles que newsletters et mailings) qu’aux personnes ayant donné leur consentement préalable, libre, spécifique et éclairé (opt-in).

Pour les clients existants qui nous ont communiqué leur adresse e-mail dans le cadre d’une vente antérieure, nous pouvons invoquer l’exception légale pour des produits et services similaires (le « soft opt-in », conformément à l’Arrêté royal du 4 avril 2003 et à la Directive ePrivacy), pour autant que toutes les conditions suivantes soient remplies :

• l’adresse e-mail a été obtenue dans le cadre d’une relation client existante ;
• la communication porte exclusivement sur des produits ou services similaires de Servibo BV ;
• vous disposez dans chaque message d’une possibilité claire et gratuite de vous désinscrire ;
• vous avez été informé(e) lors de la collecte initiale de votre adresse e-mail de son utilisation à des fins de marketing direct et avez eu la possibilité de refuser.

Vous pouvez à tout moment, sans justification et gratuitement, vous désinscrire en cliquant sur le lien de désinscription au bas de chaque message ou en nous contactant à info@servibo.be.

3. Durées de conservation

Nous ne conservons vos données personnelles que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Conformément au principe de limitation de la conservation (article 5(1)(e) RGPD), nous appliquons les durées concrètes suivantes :

• Demandes de contact et d’information : Maximum 24 mois après la dernière correspondance pertinente, sauf si le dossier nécessite un suivi ultérieur.
• Demandes de devis et dossiers prospects : Jusqu’à 24 mois après la dernière interaction pertinente, sauf conclusion d’un contrat.
• Données clients et de commande : Pendant la durée de la relation contractuelle et ensuite aussi longtemps que nécessaire pour les garanties, le suivi et la preuve.
• Données de facturation et comptables : 7 ans, conformément à la législation fiscale et comptable belge.
• Données newsletter et marketing : Jusqu’à votre désinscription ou le retrait de votre consentement.
• Journaux techniques et adresses IP : Maximum 6 mois, sauf nécessité raisonnable pour le dépannage actif ou une enquête juridique en cas d’abus.

4. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers et ne les mettons pas à disposition à des fins commerciales.

En interne, seuls les collaborateurs de Servibo BV ont accès à vos données, dans la mesure où cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Nous partageons également des données avec les catégories suivantes de prestataires externes (sous-traitants), exclusivement aux fins décrites à l’article 2 :

• Hébergement et gestion de la plateforme : la plateforme Odoo et le prestataire d’hébergement de notre Site.
• Analyse web : Google LLC (Google Analytics), uniquement si vous y avez consenti via le bandeau cookies.
• Comptabilité et ERP : logiciels de facturation et d’administration financière.
• Partenaires logistiques et fournisseurs : uniquement lorsque cela est nécessaire pour la production, la préparation ou la livraison de votre commande. Les données clients ne sont pas partagées par défaut avec les fournisseurs.

Conformément à l’article 28 du RGPD, nous avons conclu des accords de sous-traitance contraignants avec tous les sous-traitants externes, garantissant qu’ils traitent les données exclusivement selon nos instructions et dans le cadre de mesures de sécurité appropriées.

Dans de rares cas, nous pouvons être amenés à divulguer vos données sur la base d’une décision judiciaire ou pour satisfaire à une obligation légale impérative. Nous nous efforcerons raisonnablement de vous en informer préalablement, sauf si la loi ne le permet pas.

5. Transferts internationaux hors EEE

Lorsque vous consentez aux cookies analytiques via le bandeau cookies, des données sont traitées par Google LLC (États-Unis) dans le cadre de Google Analytics. Cela constitue un transfert international de données à caractère personnel.

Conformément au Chapitre V du RGPD, Servibo BV veille à ce que ces transferts reposent exclusivement sur une décision d’adéquation valide (le EU-US Data Privacy Framework, auquel Google LLC adhère) ou sur des Clauses contractuelles types (SCC) approuvées par la Commission européenne.

Si vous ne consentez pas aux cookies analytiques, aucun transfert de données personnelles vers les États-Unis n’a lieu.

6. Décisions automatisées, profilage et mineurs

Pas de décisions automatisées : Nous n’utilisons pas vos données personnelles pour des décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative.

Mineurs : Notre Site et nos services s’adressent à des partenaires professionnels et à des adultes. Conformément à l’article 7 de la Loi belge du 30 juillet 2018, l’âge du consentement numérique en Belgique est fixé à 13 ans pour les services de la société de l’information. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs de moins de 13 ans. Si nous constatons avoir collecté involontairement de telles données, nous les supprimerons immédiatement.

7. Vos droits

Conformément aux articles 12 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• • Droit d’accès : Vous pouvez obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en demander une copie.
• • Droit de rectification : Vous pouvez faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• • Droit à l’effacement : Vous pouvez demander la suppression de vos données, dans la mesure où la loi le permet et où nous n’avons pas d’obligation légale de conservation.
• • Droit à la limitation du traitement : Dans des cas spécifiques prévus par le RGPD, vous pouvez demander de limiter temporairement le traitement.
• • Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime. Pour le marketing direct, vous disposez d’un droit d’opposition absolu, sans justification.
• • Droit au retrait du consentement : Si le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• • Droit à la portabilité : Dans certains cas, vous pouvez obtenir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou les faire transférer.

Exercice de vos droits : Vous pouvez exercer ces droits gratuitement en nous contactant à info@servibo.be ou par courrier à Servibo BV, Noorderlaan 50, 2060 Anvers. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception. En cas de demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois maximum, dont nous vous informerons dans le premier mois. Pour protéger vos données, nous pouvons vous demander de vérifier votre identité.

Droit de réclamation : Vous avez à tout moment le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle belge :

Autorité de protection des données (APD)

Rue de la Presse  35, 1000 Bruxelles

Tel: +32 (0)2 274 48 00 | E-mail: contact@apd-gba.be

Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be

8. Sécurité, responsabilité et violations de données

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation et la modification illicite.

Servibo BV assume pleinement sa responsabilité conformément à l’article 82 du RGPD. Nous sommes responsables des dommages causés par un traitement en violation du RGPD, sauf si nous démontrons que nous ne sommes en rien responsables du fait dommageable.

Vous êtes vous-même responsable de la confidentialité de vos identifiants de connexion et de l’accès à votre compte.

Violations de données : En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous la notifierons à l’Autorité de protection des données (APD) dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 72 heures, conformément à l’article 33 du RGPD. Si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons également sans délai conformément à l’article 34 du RGPD.

9. Cookies

Notre Site utilise des cookies (petits fichiers texte placés sur votre appareil) et des technologies similaires. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des cookies utilisés, de leur finalité et de la manière de gérer vos préférences.

Votre consentement

Lors de votre première visite, un bandeau cookies apparaît. Les cookies non essentiels sont bloqués par défaut et ne sont activés qu’après votre consentement actif. Vous pouvez choisir d’accepter tous les cookies ou d’autoriser uniquement les cookies strictement nécessaires. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via les paramètres du bandeau cookies sur le Site. Le Site est compatible avec Google Consent Mode v2, de sorte que les balises Google respectent vos préférences.

A. Cookies strictement nécessaires (pas de consentement requis)

Ces cookies sont techniquement indispensables à la gestion des sessions, à la sécurité et aux fonctions de base de la plateforme Odoo.

B. Cookies optionnels (consentement requis)

Ces cookies ne sont placés qu’après votre consentement.

Cookies d’interaction et de campagne (Odoo)

Cookies analytiques (Google Analytics — Google LLC, États-Unis)

Google LLC est établi aux États-Unis et adhère au EU-US Data Privacy Framework. Consultez l’article 5 pour plus d’informations sur les transferts internationaux.

La liste ci-dessus reflète les cookies actifs sur le Site au moment de la publication. En cas d’activation de modules Odoo supplémentaires ou de services tiers, de nouveaux cookies pourraient être déployés. La présente déclaration sera mise à jour en conséquence.

10. Modifications

Servibo BV peut modifier la présente déclaration de confidentialité et de cookies afin de la maintenir en conformité avec la législation en vigueur et nos pratiques de traitement. La version la plus récente est toujours disponible sur le Site, avec mention de la date de la dernière modification.